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发信人: ethanwy (朽木儿), 信区: Microsoft
标 题: 处理大型Word文档另类技巧
发信站: 荔园晨风BBS站 (Wed May 15 10:40:14 2002), 转信
我们在上篇文章《巧妙处理Word大型文档》中详细地介绍了“页眉”、“页脚”以及“
高级页号”等内容，您学会了吗？处理大型Word文档，除了以上方法，还有更多技巧，
请看：
用标题分割内容
创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读
者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。
编辑推荐文章
●双面打印Word文档
● 用Word XP实现镜像打印
● Word 2000的“自定义”功能
要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式“标题1”、“标题2”等
。用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。
要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从“格式”工具条的“样式”下
拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住“Sh
ift键”就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式—
—“标题1”、“标题2”、“标题3”的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：
“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”（如图1）。
图1 在这里选择标题样式
用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你
只需把光标移到要插入目录的位置（通常是文档开头），然后选择菜单“插入/索引和目
录”，选择“目录”选项卡，点击“确定”按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个
目录。
用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速
导航。要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示
出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标
题所在位置（如图2）。
图2 结构图导航类似于IE浏览栏
如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航
。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转
到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。
导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。例
如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”
这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在“查找和替换”对话框中你可以
点击“查找”以及“查找下一次”按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点
击“取消”按钮即可。
为图形加上题注
当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word中，为
图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单“插入/题注”，在对话框中输入
对图形的说明，最后点击“确定”，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以
后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修
改图形编号。
如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光
标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单“插入/交叉引用”，从“引用类型”列表，
选择“图表”（如图3），从“引用内容”列表选择你想要的引用类型，在“引用哪一个
题注”中选择正确的题注，最后点击“插入”按钮。现在文档中插入了对指定图形题注
的引用。如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自
动地进行相应的更新。
图3 在文档内部引用图形的题注
提示：对于Word的知识和技巧，我们普通用户是不可能学完的，怎么办呢？最好是工作
中需要什么，就重点学什么。如果您经常处理单位或者公司的大型文档，那以上的技巧
，一定要尽量掌握。
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有人这么说，网上的人，都是孤独的。
我这么说，我是因为上网而孤独了。
他这么说，本来我是孤独的，上网之后更孤独。
她这么说了，我本来很孤独，但是看到其他网人我才感到自己原来不孤独。
※ 来源:·荔园晨风BBS站 bbs.szu.edu.cn·[FROM: 218.16.44.198]
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