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发信人: tianck (等待的心,你懂吗?), 信区: Newsoftware
标  题:   e邮未尽——电子邮件收发技巧大全
发信站: 荔园晨风BBS站 (Mon Mar 24 20:31:40 2003), 站内信件


e邮未尽——电子邮件收发技巧大全

  电子邮件E-mail(Electronic Mail)又称电子信箱,是一种用电子手段提供
信息交换的通信方式。这种非即时交互式的通信,加速了信息的交流及数据的传送
。电子邮件的优点之一是不只限于信件的传递,还可用来传送文件、图形、声音、
影象等各种信息。

  在1941年,Eudora Welty发表了一篇文章《我为何要住在邮局旁?》,深刻表
现出那个时候的人们是多么依赖邮政系统。在40多年以后,Steve Dorner写出一个
叫“UIUMail”的程序,而它正是我们现在使用频繁的E-mail前身。在一次调查中
,E-mail的使用频率在上网人群中仅次于浏览网页,可见其魅力之所在,本篇文章
就是为大家介绍一些在进行电子邮件收发时应该注意的小技巧。

手动实现一信多发

  当你有一封信想发送给很多人时,是否在费力地一封一封发呢?其实发送时可
采用群发技巧,操作如下:在填写收件人姓名时,可在每个地址之间用“,”分隔
开,逗号一定要用半角小写。例如:XXX@sina.com,XXX@163.com,XXX@21cn.com,
此功能适用于服务器发送邮件、使用各种软件发送邮件。

使用组寄信,使收件人看不到其它人的地址

  很多时候,你想给这一个组的人发送邮件,但你不想让他们互相看到对方的邮
件地址,就可以使用这个功能:

  A.撰写邮件,打开“新邮件”。

  B.在“密件抄送”字段中,输入组名称(你可以在密件抄送上按一下,就会出
现选择收件人的窗口,选择你要的组后再按下“密件抄送”钮,组就会自动放到密
件抄送这字段)。

  C.接下来按下发送,就OK了。

Foxmail中收发Hotmail邮件

  Hotmail是非常老牌的免费电子邮件提供商,虽然Hotmail现在被微软收购,但
有些症结一直没看到解决,比如不能采取POP3方式收发邮件、每次想看新邮件必须
完成复杂的操作过程,令人生厌。但是现在,Foxmail软件提供了Foxmail-Hotmail
 Proxy功能,这样你就能直接通过POP3收发邮件了。步骤如下:

  A.开启Foxmail,点选菜单“帐户”下的“新建”项,跟随提示输入Hotmail的
帐户信息。向导会在指定邮件服务器面板中选取Hotmail帐户,并自动填写POP3服
务器:Localhost。SMTP服务器可以填写其它ISP的服务器,空缺也没问题。

  B.添加完后,会在FoxMail窗口会看到Hotmail帐户,按照通常的做法收发电子
邮件就可以了。

在地址簿中建立一个邮件“组”,以实现一信多发

  所谓“组”功能实际上就是将多个联系人的电子邮件地址“捆绑”在一起,然
后发送邮件时,系统就自动向“组”中的所有成员同时发送邮件,以实现一信多发
的功能。以在Foxmail地址簿中建立“组”的步骤为例:

  A.单击Foxmail快捷工具栏上的“地址簿”按钮。

  B.利用“创建卡片”按钮输入有关收件人的电子邮件地址(请注意Foxmail的
“组”功能必须从地址簿已有的电子邮件地址中生成,即须先将收件人的电子邮件
地址输入到地址簿中)。

  C.单击“创建组”按钮,打开“Mail List”对话框。

  D.在“Mail List”对话框的“组名”栏中输入“组”的名称。

  E.单击“添加”按钮,打开“选择地址”对话框,利用此对话框选择所有需要
添加到“组”中的电子邮件地址。

  F.发送邮件时选择该组即可向所有组员发送邮件。

直接发送Word文档

  安装完Foxmail后,你会发现Word的工具栏上多了一个Foxmail图标,另外在“
文件”菜单的“发送”命令中,也多了“Foxmail(以附件形式)”的选项,所以
如果你点击此项,就可以直接把刚刚编辑好的Word文档作为附件发送出去。

在指定的日期和时间发送E-mail

  当你写好一封信,不想当时发出,并且想让它能在特定日期和时间发送出去,
可以采用这项功能,具体操作如下:在邮件窗口中,点击“选项”按钮打开“邮件
选项”对话框,选中“传递选项”中的“传递不早于”项,然后添入你指定的日期
和时间,这样就不会立刻发送邮件,而是到指定日期时间后,你第一次按下“发送
/接受”时才会发出这封信。

大邮件拆分发送

  当你通过电子邮件发送一个比较大的文件给对方时,应该考虑对方邮箱的承受
能力。除此之外,为了发送的速度,你应该分解邮件。收件人只需要简单的组合就
能恢复文件。现在我们看看如何通过Outlook Express来实现大邮件的拆分发送。


  在Outlook Express中,点选菜单“工具”下的“帐户”项,在Internet帐户
面板点选邮件标签,选中一个帐户,单击属性按钮。在属性面板点选高级标签,选
中拆分大于60kB的邮件(当然也可以自己进行设定),这样每当你发送超过60kB(
或设定大小)的邮件时,Outlook Express会进行自动拆分。对于被分割成几份的
邮件,接收过程与普通邮件相同。当这几封邮件全部接收完毕后,Outlook
Express将自动把它们合并起来。

自动过滤邮件

  垃圾邮件对大家的困扰,我想所有使用过电子邮件的朋友都会感受到,所以介
绍如何在收信后进行自动过滤邮件也很重要,我们以Foxmail为例:

  A.用鼠标单击主菜单栏“帐户”下的“过滤器”子菜单,激活“过滤管理器”
设置界面。首先给出的是“条件”标签项,在其中设置过滤器的名称、过滤条件,
然后切换到“动作”标签项,在其中设置找到目标邮件后可采取的处理方式即可。


  B.在“条件”中可以设置过滤的条件,比如应用在“来信”还是“收信”,应
用位置包含一封邮件的所有位置,比如“发件人”、“收件人”、“附件”。在“
动作”中,几乎包含可以想到的任何动作,比如“移动”、“转移”、“拷贝”、
“自动回复”、“改变标签”、“运行程序”、“显示信息”、“发出声音”,还
有一项很特别的设置“跳过后面的过滤器”。在新版本程序中,用户可设置多个过
滤器,这对于管理多邮箱、多帐号非常有利。

让普通邮件成为“挂号信”

  若待发的大容量信件非常重要,而且需在指定的时间内发送到对方,单纯发一
封普通的信件说不定还不能达到对方手中,因为由于目前网络带宽的问题,网上信
件丢失是一件很正常的事情,那么如何才能确保手中的重要信件准确地被传送到对
方手中呢?有人试着通过重复寄发、利用不同信箱寄发等方式来实现,但这样做的
效率很低,而且会给对方造成困扰(如果多封重复信件都收到,并且容量巨大)。
而使用WinMe操作系统就可将普通邮件变成“挂号信”,从而可以准确高效地把信
件发送到对方手中。方法是:打开WinMe中的Outlook启动界面,用鼠标单击菜单栏
中的“工具”菜单项,从弹出的下拉菜单中选择“选项”,在弹出的选项对话框中
选择“回执”标签界面,在该界面中选择回执功能,即只有在对方收到邮件并打开
后才可使用。若发出的邮件有回执要求,对方即可作出相应答复,至于具体回复与
否就看邮件的具体内容、要求和对方的理解。

发送邮件时快速添加多个附件

  单击“附件”在其出现的对话框中选择多个附件(选的同时按下Shift键),
单击“打开”即可添加多个附件,这样会为你节省不少时间。

删除邮件的恢复

  在使用邮件过程中难免会删除一些所谓垃圾信件,但是万一你对普通邮件进行
了误删除,其实是可以恢复的。情况有两种:第一,如果你删除的信件还没有完全
被删掉,也就是说在删除时并没有同时按下“Shift”键,这时文件还在废件箱,
我们可以从废件箱中将刚才删除的信件拉回来即可;第二种,如果你已经完全删除
信件而且你还没有关闭现在运行的Foxmail,可以通过下面的方法来恢复。选中信
箱中的收信箱或者是废件箱(只要是信箱中的一个即可),单击鼠标右键选择“属
性”,单击“工具”选项,在其界面中单击“开始恢复”,这样即可恢复刚才删除
的信件。

实现自动回信功能

  很多时候你需要你的信箱为你自动回复信件,操作很简单,只要两步:

  第一步:撰写回信。启动Outlook Express,在主窗口单击“新邮件”(或“
创建邮件”工具按钮)来创建一封新邮件,然后在“新邮件”窗口选择“文件”→
“另存为”,输入文件名并选择好保存位置,如保存为“C:\\My Documents\\你好
.eml”。

  第二步:设置回复规则。依次单击“工具”→“邮件规则”→“邮件”选项,
在“邮件规则”窗口中点击“新建”后弹出“新建邮件规则”窗口,你可以在这里
选择规则条件和回复条件。

  选择规则条件:先在“选择规则条件”栏选择你需要回复邮件的条件,比如你
可以选中“若‘发件人’行中包含用户”前的复选框,然后在“规则说明”(
Outlook Express 6中叫做“规则描述”)栏中单击带下划线的“包含用户”链接
,再在弹出的对话框中输入该用户的E-mail并单击“添加”,或从通讯簿中选择一
个E-mail,单击“确定”。

  选择回复规则:在“选择规则操作”栏中选中“使用邮件回复”前的复选框,
然后在“规则说明”栏中单击“使用邮件回复”中的“邮件”链接,再在弹出的“
打开”对话框中打开前面保存好的回复邮件(如“C:\\My Documents\\你好.eml”
)。

邮件的EMS发送

  电子邮件的传送速度是传统邮件无法相比的,可以说眨眼间会出现在收件人的
信箱里。电子邮件的传递需要通过不同的主机才能到达收件人邮箱,如果略过这些
主机,速度岂不是会更快。Foxmail就提供了电子邮件的EMS功能,下面我们就来看
看如何实现这个功能。

  A.要使用EMS功能,先需要设置DNS。点选菜单“选项”下的“系统设置”,在
设置面板点选邮件特快专递标签。在域名服务器栏输入DNS服务器地址,可以只填
一个。DNS地址可以是当地ISP提供的服务器,也可以其它城市的DNS服务器,设置
完毕后就可以试试EMS的效果了。

  B.写一封新邮件,填写收件人地址,输入邮件内容,单击工具栏上的“特快专
递”按钮,Foxmail就会利用先前设置的DNS直接解析收件人的邮件地址服务器并发
送过去。发送成功后,Foxmail会弹出窗口给予提示。使用EMS唯一的要求是,每次
收件人只能有一个。

邮件短信同时发

  以前当我们发送一封比较重要的邮件时,总是担心对方能不能及时收到,或者
希望对方及时知道你给他发送了一封信,所以我们可利用Foxmail 4.0中的“手机
短信”功能,在发送邮件的同时给对方手机发送一条短信息,提示对方及时查收你
的邮件。实现邮件和短信同时发送的方法如下:在撰写完新邮件时,点击工具栏上
的“短信栏”按钮,或者选择“工具”菜单下的“短信栏”命令打开短信工具条,
在“发送给”栏内输入对方的手机号码,在“消息”栏内输入欲发送的提示消息内
容,最后点击工具栏中的“发送”按钮即可。

为邮件提速

  使用本地服务器进行软件实现收发邮件功能时,解析域名的时间会比较长。其
实,只要我们在“帐户”菜单下的“属性”设置中,在“邮件服务器”选项卡的“
发送邮件服务器”和“接收邮件服务器”框中,直接键入服务器的IP地址,即可省
去域名解析环节,从而加快邮件的收发速度。要获取邮件服务器的IP地址,在DOS
模式下的提示符下键入如“ping XXXXXX.XXX”(XXXXXX.XXX为接受的邮件服务器
的地址)的命令行,然后按下回车键就可取得。

自动转信

  假如有一个信箱你并不常用,但是不想浪费,那你可使用自动转信功能,启动
这个功能后,信箱就会把所收到的邮件自动转到指定E-mail地址。方法:进入“配
置”页面,选择“自动转信”,然后输入接收信件的E-mail地址,点击“更新”即
可。

不将回复对象添加到通讯簿

  “自动将我的回复对象添加到通讯簿”,这个选项本来可以方便用户,不必手
工把一些朋友的信息输入通讯簿,不过我们往往并不需要将每一个回复的对象都加
入通讯簿,否则那样长长的通讯簿,查找起来很不方便,因此我们可以禁用这一功
能,在需要添加时再手动添加。在“工具”→“选项”→“发送”里边就可完成该
设置,以后如果需要把某封邮件的发件人加入通讯簿,可以使用右键点击该邮件,
在弹出的菜单里选择“将发件人添加到通讯簿”。

  这样做还有好处:现在出现了一些蠕虫病毒,可以利用Outlook Express的通
讯簿向外发送邮件,既传播病毒,又使你的计算机泄密。如果你中毒了,通讯簿里
的人“精练”一点,受害的人也相对少一点,算是为社会造福吧。

用E-mail呼叫ICQ用户

  没有ICQ的朋友,你不想用E-mail呼叫ICQ用户吗?如果你未安装ICQ,而你的
朋友给你一个ICQ UIN编号,却没有给你他的电子邮件地址,这怎么办呢?我如何
呼他呀?现在有一种新的呼叫方法诞生了:你只要有他的ICQ UIN编号,而无需用
ICQ与他联系,只要向他发一封E-mail就可以呼到他。

  呼叫格式:被呼叫者ICQ UIN编号@pager.mirabilis.com。例如,欲呼叫
66666这个网友,你应该这样做:

  A.打开E-mail程序,在“收信人”一栏处如下填入666666@pager.mirabilis.
com。

  B.在E-mail程序的“主题”一栏填入你的留言。注意:留言一定要填在“主题
”栏内,而不是“正文”区内。

  这样,你就可以随便呼叫一个ICQ用户了。当你的Mail发出后,只要这个编号
的ICQ用户一上线,就会收到你的留言。但这个留言所能容纳的字节数不能超过
450个英文字符。

使用PDF格式使邮件变得更小

  大家在和境外朋友通信时,不同版本(指语言)的操作系统之间经常会遇到乱
码,即使是境外朋友的操作系统外挂了诸如“中文之星”之类的中文平台,有时也
会或多或少出现乱码。

  解决这个问题,很多朋友用以下这种办法:1.打开“画笔”,在“画笔”里面
写信;2.写完后用ACDSee转换成JPG格式(为的是减小文件大小);3.把这个“图
像”粘贴到新邮件里面去,或者作为邮件的附件发出去。用这种方法写信,只要对
方是OE,不管是什么文字的版本,都能看懂。但是和PDF格式的文件相比,还是大
了一点。

  何谓PDF文件格式?PDF:Portable Document Format。根据我的使用经验,一
封约为80kB左右的短信存为BMP文件约为44kB,转换成JPG格式约为32kB,而转换成
PDF格式约为9kB,是BMP文件的20%,是JPG文件的28.5%,这样就大大缩小了邮件上
传下载的时间。至于制作PDF格式文件的工具,大家可以到各种软件站去下载,
Free PDF、Html2pdf、TXT2pdf 4.4都是很不错的转换工具。

手工轻松发送匿名邮件

  有人可能会问:为啥要匿名发邮件呢?有些时候,用匿名发送邮件正是为保护
自己的安全。例如,在你发信给某讨论新闻组时,别人可以看到你的发信地址。这
时,某些热情的广告商上场了,他们收集这类公开场合的邮件地址,然后不断发广
告邮件给你,直到你忍无可忍,放弃自己喜爱的信箱。要是你的信箱是收费的那种
,那可真要欲哭无泪了。当你不屈不挠地在信箱里设置过滤器时,有没有想过从根
本上解决问题呢?不让自己的邮件地址泄漏。这时候,匿名邮件就派上用场了。


  首先找一个发送邮件的SMTP服务器,这在今天的互联网上真是太容易了,比如
smtp.china.net,smtp.yeah.net等,然后带参数运行Telnet,命令格式为:“
telnet 25”。

  其中25为SMTP邮件服务器端口地址。为了能在本地屏幕上看见我们键入的命令
和邮件内容,还要执行Telnet菜单“终端\\首选”选项,点选“本地响应”复选框
,确定。

  运行以上命令后Telnet自动与SMTP服务器进行连接,成功后服务器会返回“
220……ready”的提示信息。然后在光标处输入Hello回车,与服务器握手,如果
成功,返回“250 OK”信息。接下来告诉SMTP服务器发件地址和收件地址,其中“
发件地址”可以随便输入一些字符,“收件地址”必须是正确的邮件地址,命令执
行成功均返回信息“250 OK”:

  mail from:发件地址<回车>

  rcpt to:收件地址

  然后就可以发送邮件正文了。键入Data回车,再按回车空出一行(否则接收方
看不到邮件正文),书写邮件正文,写完后回车,在另起的一行键入“.命令”回
车,告诉SMTP服务器发出邮件,成功后返回“250 OK”信息。

  按以上发出的邮件没有发件人姓名和发送方邮件地址,也没有收件人姓名和邮
件主题,信件内容全部以纯文本形式发送,用记事本打开,只能从邮件的头部看到
一些SMTP服务器的信息。这样就实现匿名邮件的发送。如果确实要告诉对方你的邮
件地址和姓名,则分别在握手时键入:Hello你的E-mail地址,在邮件正文前键入
From:你的姓名<回车>。

  手工发信和SMTP服务器的类型关系比较大,比如现在有的SMTP服务器为了杜绝
垃圾邮件,在发信时要进行用户身份验证,恐怕这种SMTP服务器也不能发送匿名邮
件。

  上面介绍的这种方法恐怕也不能用来发垃圾邮件和邮件炸弹(一封一封发,人
没有骚扰成,自己先累死了),这也是为什么笔者只介绍手工发送匿名邮件的原因


在邮件中自动显示图片附件

  Outlook Express中的图片往往并不作为附件显示出来,通过以下方式就可直
接在outlook Express中显示图片附近。选择“工具”→“选项”→“阅读”,将
其中的“自动显示邮件附件”打上勾即可。

快速查找邮件

  要在一大堆信件中找到想要的内容并不轻松,“查找邮件”选择允许用户在多
个文件夹中搜索邮件,以查找文件夹或子文件夹中的任何邮件。单击“编辑”菜单
,选择“查找邮件”,以下任何条件都可以为查找邮件的标准:谁发送的邮件、邮
件的主题或标题、邮件中的文本等。

使用纯文本发送邮件

  如果你朋友使用的邮件软件和你不同,从兼容性考虑,或为使自己发送的邮件
体积更小,你可以把发送邮件的格式全部设为纯文本。步骤如下:在“工具”→“
选项”→“发送”的邮件发送格式里选择“纯文本”,然后进行邮件撰写即可。


自动分拣收到的邮件

  用Outlook Express可通过增强的邮件规则来实现邮件的自动分类功能,为把
接收到的邮件自动放入不同的邮件夹中。

  1.在Outlook Express中,新建多个文件夹以创建文件夹存放与工作有关的各
类邮件;2.选择“工具”→“邮件规则”→“邮件”命令,若以前没有创建过邮件
规则,则系统将直接进入“新建邮件规则”对话框;3.在“新建邮件规则”对话框
中,分别选取“规则条件”下的“若‘发件人’行中包含用户”和“规则操作”下
的“移动到指定的文件夹”,然后单击“规则说明”中的“包含用户”超级链接;
4.在“用户”框中键入发件人的姓名,然后单击“添加”按钮,也可单击“通讯薄
”按钮以直接选取发件人;5.返回“新建邮件规则”对话框,单击“规则说明”中
“指定的”超级链接,并选取“收件箱”下的“个人”文件夹,然后给规则重命名
,比如“个人邮件规则 #1”;6.重复步骤2到5,以创建各个邮件的分拣规则。


发送繁体中文邮件

  当接收邮件的朋友只能阅读繁体中文邮件时,我们不妨来发送一个繁体中文邮
件,以方便对方的阅读习惯。只要建立一个新邮件,在书写时选择“格式”→“编
码”→“繁体中文”,接着使用GBK输入法,邮件中输入的汉字就都是BIG5码,对
方收到的邮件时也能明明白白地阅读了。

远程管理

  当处在一个上网速度不是很快的地方时,恐怕你不想看到自己收的信过大导致
网速过慢,那么先登录Web服务器抢先看一下在那里的邮件有多大,因为远程管理
邮箱只是读取E-mail的邮件头,所以不会因邮件过大造成网速下降,你可以用快捷
键或者标题按钮对邮件进行操作;此功能适用于携带远程管理功能的邮件收发软件
,例如:Foxmail。



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   “我要这天,再遮不住我眼,
     要这地,再埋不了我心,
     要这众生,都明白我意,
     要那诸佛,都烟消云散!”


※ 来源:·荔园晨风BBS站 bbs.szu.edu.cn·[FROM: 192.168.55.117]


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