伴随着档案信息化管理的水平的不断提升，企业中不仅产生了许多真实的档案数据资源，而且为了更好地运用，有很多的企业对纸质档案采用电子数字化。
这样的管理手段同时也带来了一部分的不足，比如许多没有顺序的数字档案增加了档案工作人员的管理难度甚至增加了需要检索时的难度。在这种情形下，用户对深度加工的、结构化的、高品质信息的需求渐渐的高涨。
档案管理技术可以改造当前档案管理的模式带来了改变，将档案从＂收藏式＂的＂无循环＂库房中解脱出来，投入＂开发式＂的＂有循环＂企业管理系统中，这为企业中档案的管理奠定了夯实的基础，企业档案的管理不应再局限于手工层面的方式来进行工作。
基于企业档案管理系统才是可以满足目前企业档案开发与运用刚需、档案的创新被动研发模式、将更改之前档案管理工作低效使用状况最简便同时也是企业管理的最佳的选择。
建设档案管理理念下的企业档案管理系统，搭建档案管理文件库，打通了档案在企业内部沟通的方式，打消企业与部门间的信息不同步，搭建完成的企业档案管理软件利用体系，创新企业知识传输的内容、方式、方法，从信息根源上减少档案管理人员的工作。
增加企业档案信息开发使用的时效性，让企业更准确、更简便地掌握自身的成长动态及内部变化趋势，更方便于企业适当根据数据来调整企业运营方式，从而形成自己的优势，弥补企业管理中的漏洞与不足，不断提升企业的全面管理水平。
企业档案管理系统的设计与运用是在基本的档案数据管理的基础上，改变档案数据处理方式与管理方式，对档案信息进行进一步的整合和深利用，为用户提供了具有针对性的档案使用率。实现对传统档案开发与利用模式的更新，促进档案管理系统在企业中的利用和共享。