对于古代中国各朝代来说，想要国家稳定最重要的是对土地和人口的控制，而古代对人口的控制主要手段是户籍制度。对于历朝历代来说，编制户籍档案是政府最重要的一项工作，其中明代的黄册是中国古代历史上户籍档案的典范。明代档案制度系统较为完善，管理严格，促进户籍制度发展
1、从收集整理到保存管理，明代档案系统十分规范和严格
明太祖朱元璋在制定黄册制度时就想着要制度化、系统化它，希望它能够延续许久，所以在户籍档案工作的收集和整理工作上做了严格的规范、保护和限制。作为档案管理工作的工作之始，收集和整理工作所规定的条例及其明确且兼具可行性和明确分工。
当然，最开始的工作是制作黄册，做成表格，成为空白的“清册供单”后发给里甲中居住的百姓，待百姓按要求和规格填好相应的信息就开始收集工作。
首先是里甲制下里长将10甲的“清册供单”装订成册送交县衙，县衙再对其中的人口数量、人户田地、生产总数的增减进行校对，核对无误后上交府衙。
府衙再核对一遍收集的黄册后送至布政司，布政司检查完毕、标明日期、签字画押盖上官印、装订成册后再送至户部，户部汇总最终呈上给皇帝。收集整理工作就是在严格遵守这样一层层政府机关的筛选和检查的程序后，得到全国人口、财产信息的。
步骤有序，分工严谨，责任分明。除了收集当年的人口档案信息，明代政府还十分注重收集历史档案，鼓励百姓将旧档案上交。在《皇明诏令》中这样记载：“其或迷失散在军民之间者，许赴官司送纳。”
进呈之后便将黄册入后湖黄册库进行下一步的保存整理工作。户籍档案的整理依照既定的规章制度对其进行进一步详细的统计、分类、造册和驳册，让档案整理工作井然有序同时准确无误。每次大造黄册入库后，专门的档案管理官员对收集上来的全国档案数目加以统计，同时再做最后的检查工作。
若是发现黄册有误，会在该本黄册册面上印上“驳”字，也就是所谓的“驳册”，该册也将成为废册，不入黄册库，废册发还原地经过修改在入库保存成为正册。
入库的正册则会分门别类，按照规定的排序和要求放置和保存。明代黄册十年一造，先按时间分类入库，然后按全国区域划分，同时结合年代性和区域性。
保存贮藏工作并非意味工作的结束，明代档案保存中特别注重防潮、防虫、防火和防盗，《后湖志》记载：““库匠，先年俱行应天府所属八县编签看守晒晾历年黄册”、“敢有将火过桥者，治以重罪”，这些都不难看出明代保存管理工作的严肃认真。
2、专业性的档案库房成立，促进了档案制度的科学管理和发展
户籍档案中记录了全国人口、财产重要信息，对于它的保存保卫工作必须做到滴水不漏，明代档案库房定址于后湖，后湖作为永久保存明代户籍的国家档案库房，其选址和建库都是经过深思熟虑和百般挑选。
黄册户籍档案属于国家的机密档案，其存放地点自然是要隐秘、安全、稳定，而明代将户籍档案库房最终定位于南京后湖（现今玄武湖），充分利用了天然地理优势和人力资源结合。
根据《后湖志》记载：“后湖之广周遭四十里，中突数州，断岸千尺”，相当于湖中岛与外部隔绝，湖水为档案库提供天然的屏障，不仅保卫库房还能防火。
此外，明初朱元璋定都南京，后湖离京城南京城近，方便皇帝和户部随时利用、查验黄册，即便后来迁都北京，还是没有改变后湖档案库的地位和重要性。
黄册库库房的建造也同样大有玄机，由于是在湖中岛上建造库房，四周环水，岛上湿气大本来是不利于纸质的资料保存的。于是黄册库在设计建造时改为东西走向前后开窗，以便通风和日晒，去除湿气和防止发霉。